Il documento è inteso non solo come un file con alcune informazioni di corredo o protocollazione, ma è soprattutto visto come l'elemento di uno o più processi dell'azienda. Il documento è un oggetto che fa riferimento ad un unico tipo documento da cui eredita tutte le logiche dei permessi e le abilitazioni varie. Nel tipo documento sono specificate le varie azioni per ognuno degli stati del workflow previsto, l'utente avrà a disposizione solo le operazioni previste per il proprio ruolo.

La nascita del documento

Molte sono le forme con le quali può nascere un documento: da una mail, fax, scanner, direttamente importato da un gestionale o da un qualunque prodotto di terze parti.

Dms24 mette a disposizione tre strumenti per poter far nascere i documenti. L'operatore può farlo manualmente dal sito, oppure tramite degli strumenti che rendano automatica l'operazione.

Il più importante è il Web Service, vera interfaccia del motore di Dms24 con tutte le funzionalità per poter pilotare i documenti da un ambiente esterno oppure tramite il Directory Analizer, strumento per l'importazione di file xml e allegati. Un tool di interpretazione del file xml esegue le operazioni richieste e crea il documento ne allega i file ne collega le immagini contenenti barcode ne esegue determinate e specifiche operazioni.

Il processo del documento

Ogni documento percorre la propria strada all'interno dell'azienda e interagisce con uno o più processi aziendali. All'interno di questi processi esistono delle azioni o semplici operazioni che vengono eseguite dal, o nel documento. Dalla protocollazione alla distribuzione, dalla scansione alla revisione, dalla firma digitale alla creazione di una pratica. Esistono anche dei processi massivi e automatici che possono essere gestiti e che automatizzano l'operatività dell'utente.

Output

Ogni documento si integra in un processo ben più ampio, fatto di notifiche, di ambienti di discussione; un processo semplice come la ricerca di un documento oppure più complesso come l'integrazione con altri software o applicativi, anche di terze parti. L'output di un processo è spesso l'avvio di un ulteriore flusso cui fornire informazioni. Informare l'erp della chiusura di un processo di approvazione, avvisare il crm di un determinato passaggio dell'iter di una campagna di informazione, confermare l'esecuzione dei controlli di un processo di accettazione merci nell'ambito della produzione, confermare il totale della nota spese di un determinato consulente sono tutti ambiti in cui il workflow di Dms24 si integra nei processi aziendali esistenti e definiti in altri contesti applicativi.

Anche la Conservazione Sostitutiva e la Dematerializzazione sono ambiti nei quali l'output del processo di un documento, o di un gruppo di questi, si integra in un processo più ampio di informatizzazione e snellimento del normale operato aziendale.